項目管理生命周期有五個階段：啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。
在啟動和計劃階段，項目獲得必要的審批，計劃已經(jīng)創(chuàng)建，工作實際上從活動開始。
執(zhí)行階段和監(jiān)控階段同時發(fā)生。這意味著你一邊完成活動，一邊在監(jiān)控你的進度。
一旦項目計劃最終確定并獲得審批，項目經(jīng)理就會監(jiān)控進度，確保相應的活動完成。
如何監(jiān)控活動完成情況？
項目經(jīng)理應重點關(guān)注的監(jiān)控類型主要有4種：
? 計劃監(jiān)控
? 變更監(jiān)控
? 質(zhì)量監(jiān)控
? 成本監(jiān)控
項目經(jīng)理有一個活動計劃以及每個活動的預計持續(xù)時間。因此，每天、每周或每月結(jié)束時，項目經(jīng)理應該能夠報告項目是否處于正軌。
為了以這種方式匯報，項目經(jīng)理需要從每個團隊成員那里了解：
? 他們目前正在進行的活動。
? 他們在這個活動上花了多少小時。
? 還有多少小時可以完成這個活動。
有了這些信息，項目經(jīng)理可以將實際完成情況與預期完成情況進行比較，判斷現(xiàn)實是否符合預期。
有些活動花費的時間比預期要少，有些活動花費的時間比預期要長，這是可以預料到的。開發(fā)人員可能會告訴項目經(jīng)理，創(chuàng)建一個網(wǎng)頁需要3個小時，盡管預計需要10個小時。與之類似，一項活動預計需要5個小時，但花費了8個小時。因此，每天跟蹤很有用，但必須從整個項目進展的角度來查看。
當項目經(jīng)理比較每周完成的活動和計劃完成的活動時，利害關(guān)系人將關(guān)注整個項目的計劃和交付的里程碑。這就是甘特圖特別有用的地方——因為它能讓你看見里程碑在項目日程表日歷中的位置。
許多項目管理軟件工具可以顯示活動完成的百分比。這有助于查看進度，并顯示你在計劃內(nèi)完成足夠數(shù)量的活動以實現(xiàn)主要里程碑的可能性。
當變更發(fā)生時怎么辦？
上面部分說明了如何監(jiān)控活動實際完成情況和活動預期完成情況。
但如果實際的活動發(fā)生了變化呢?如果客戶改變主意，想要完全不同的東西怎么辦?如果你在項目進行到一半時發(fā)現(xiàn)法律發(fā)生了變化，新的要求需要額外的工作，你會怎么辦?
通常，項目管理應用于團隊可以準確預測需要哪些活動的環(huán)境中。如果你不知道需要哪些功能或需要做什么，那么應該做更多的研究。
項目經(jīng)理通常會反對范圍的變更。更改結(jié)果、可交付成果和項目中期活動的列表需要修改項目計劃并從決策者那里獲得新的簽字。因此，范圍的變更和向項目添加活動是例外，而不是常態(tài)。
項目經(jīng)理衡量添加到項目中的變更請求和額外活動的數(shù)量。團隊成員在完成活動和構(gòu)建解決方案時，會發(fā)現(xiàn)不可預見的問題，一些問題也會浮出水面。項目經(jīng)理會跟蹤這些問題。如果它們需要額外的活動，項目經(jīng)理將研究如何在實現(xiàn)里程碑承諾的同時完成它們。
監(jiān)控項目還需注意什么？
每個可交付成果必須滿足客戶的期望。數(shù)字產(chǎn)品至少沒有bug。你必須確保產(chǎn)品按預期執(zhí)行(例如，花5秒鐘加載一個網(wǎng)頁是不可接受的)。
團隊中通常會有一個成員測試可交付成果，確保它們按預期運行。這個人通常是質(zhì)量保證(QA)團隊的成員，但有時也可能是開發(fā)人員或項目經(jīng)理，他們會做大量的測試。
測試不應該在項目結(jié)束時進行。在執(zhí)行階段一致地進行質(zhì)量檢查很重要。
項目經(jīng)理還需要監(jiān)控項目的成本。如果項目產(chǎn)生額外的成本，那么它可能不會給你的公司帶來利潤。
雖然團隊成員花費更長時間完成活動是成本增加的來源，但項目成本可能超出預算還有其他原因：
? 其他材料(如硬件、服務器等)。
? 增加對供應商的使用。
? 大量的缺陷必須由你來修復。
每個里程碑已完成的部分報告應指出項目是否仍然在指定的預算范圍內(nèi)。
實際上，項目監(jiān)控貫穿項目的生命周期——從啟動到收尾，它使項目團隊可以了解項目的當前狀態(tài)、所采取的步驟以及預算、進度表和范圍預測。項目經(jīng)理可以依靠項目管理軟件(http://www.8msaas.cn/)來執(zhí)行成功項目所需的所有任務。
優(yōu)秀的軟件可以為項目團隊提供支持，因此他們可以管理成功項目的所有細節(jié)。8Manage PM項目管理軟件面向?qū)崟r交易，可以幫助管理人員計劃、監(jiān)視和報告項目，也可以幫助團隊管理工作并進行協(xié)作。
8Manage PM系統(tǒng)具有完整的審核跟蹤，項目計劃和執(zhí)行處于同步狀態(tài)，能夠自動跟蹤每個項目活動與可交付成果的時間與進度。
下一層活動的完成率與可交付成果會自動地匯總到上一層活動，逾期活動會自動亮紅燈，自動把預警信息發(fā)送給所有受影響的相關(guān)人員。因此8Manage系統(tǒng)適用于各種復雜的團隊協(xié)作。
使用8Manage PM，可以輕松完成項目管理生命周期的每個階段，也可以針對不同的項目階段，實現(xiàn)精細化管理。如果你需要項目方面的幫助，并且正在尋找更好的方式來管理任務和團隊，歡迎申請8Manage PM產(chǎn)品演示。
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