看板對(duì)項(xiàng)目管理的好處有哪些？

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對(duì)外行而言，看板聽(tīng)起來(lái)可能更像是在壽司店要點(diǎn)的開(kāi)胃菜，而不是項(xiàng)目管理方法?？窗蹇赡軣o(wú)法食用，但它是日本的出口產(chǎn)品。20世紀(jì)40年代，豐田汽車(Toyota)的一名日本工程師創(chuàng)建了看板，用于組織工作和解決公司制造系統(tǒng)的效率低下問(wèn)題。

20世紀(jì)初，看板首先激起了商業(yè)領(lǐng)袖的興趣，當(dāng)時(shí)看板主要用于優(yōu)化軟件開(kāi)發(fā)的工作流程。如今，看板應(yīng)用于知識(shí)工作的所有學(xué)科，幫助團(tuán)隊(duì)可視化、管理和優(yōu)化工作。

科學(xué)也表明了看板的好處：大腦處理視覺(jué)信息的速度比處理單詞快6萬(wàn)倍。通過(guò)利用視覺(jué)信息的內(nèi)在力量，看板可以促進(jìn)交流和理解。

看板可通過(guò)以下不同方面使團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理受益：

多功能性

看板背后的中心思想是通過(guò)視覺(jué)信號(hào)進(jìn)行交流，視覺(jué)信號(hào)的好處涉及行業(yè)和職稱。由于看板具有普遍適用性，因此公司中的每個(gè)團(tuán)隊(duì)都可以實(shí)施看板，從工程到市場(chǎng)營(yíng)銷再到管理。它的多功能性使團(tuán)隊(duì)成員和項(xiàng)目可以輕松地、跨職能地?zé)o縫移動(dòng)，例如將內(nèi)容項(xiàng)目從編輯移動(dòng)到圖形設(shè)計(jì)，或者新軟件功能從集成移動(dòng)到測(cè)試。

持續(xù)改進(jìn)

看板的指導(dǎo)原則之一是每個(gè)人都應(yīng)專注于持續(xù)改進(jìn)?？窗宓捻?xiàng)目管理可視系統(tǒng)使審核流程和改進(jìn)變得更加容易，從而減少了浪費(fèi)，簡(jiǎn)化了工作流程并減少了開(kāi)銷。

響應(yīng)能力

在看板開(kāi)始的汽車行業(yè)，看板的創(chuàng)建是為了更好地匹配庫(kù)存和需求，只有在庫(kù)存很低時(shí)才啟動(dòng)流程，這種做法被稱為“及時(shí)交付”。在項(xiàng)目管理應(yīng)用程序中，響應(yīng)能力仍然是看板的核心優(yōu)勢(shì)之一。使用看板可以更靈活地響應(yīng)業(yè)務(wù)需求。

產(chǎn)量增加

看板鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)在任何時(shí)候限制他們正在進(jìn)行的工作，這個(gè)概念被稱為限制“在制品”(WIP)。限制在制品(WIP)鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)合作完成工作，盡可能避免分散注意力處理多項(xiàng)任務(wù)。這種增強(qiáng)的協(xié)作和高度集中的注意力讓使用看板的團(tuán)隊(duì)更快地完成更多的工作。

賦權(quán)團(tuán)隊(duì)

整個(gè)團(tuán)隊(duì)擁有看板系統(tǒng)，共同承擔(dān)完成工作的職責(zé)?？窗迨箞F(tuán)隊(duì)能夠做出更敏捷的決策，從而以創(chuàng)新和高效的方式推進(jìn)項(xiàng)目。

產(chǎn)品更完美

看板專注于持續(xù)改進(jìn)和對(duì)問(wèn)題的敏捷響應(yīng)，這通常意味著從頭到尾完成的項(xiàng)目錯(cuò)誤更少，返工也更少?？窗灏奄|(zhì)量控制放回項(xiàng)目管理流程中，收獲更準(zhǔn)確的結(jié)果。

使用專業(yè)的看板工具有助于企業(yè)改進(jìn)項(xiàng)目流程，比如8Manage 看板項(xiàng)目管理軟件，充當(dāng)實(shí)時(shí)的項(xiàng)目信息存儲(chǔ)庫(kù)，在系統(tǒng)內(nèi)重點(diǎn)突出瓶頸問(wèn)題以及可能妨礙工作實(shí)踐順利開(kāi)展的其他問(wèn)題，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)活動(dòng)和責(zé)任可視化、促進(jìn)項(xiàng)目日程安排和進(jìn)展管理。

8Manage 看板支持以下四個(gè)看板原則：

1. 從你現(xiàn)在著手的事開(kāi)始

看板的靈活性允許看板對(duì)現(xiàn)有的工作流、系統(tǒng)和流程進(jìn)行覆蓋，而不打亂已經(jīng)成功完成的事項(xiàng)?？窗鍖⒆匀欢坏赝怀鲂枰鉀Q的事項(xiàng)，有助于評(píng)估和計(jì)劃變更，使實(shí)施盡可能不具有破壞性。

2.同意追求漸進(jìn)式變革

看板方法論的設(shè)計(jì)目的在于滿足最小阻力，因此鼓勵(lì)對(duì)當(dāng)前流程進(jìn)行持續(xù)的、小的漸變式變革和漸進(jìn)式變革。一般而言，不鼓勵(lì)徹底變革，因?yàn)槭艿娇謶趾筒淮_定性的影響，這些變革通常會(huì)遇到阻力。

3.尊重當(dāng)前的流程、角色和職責(zé)

看板承認(rèn)現(xiàn)有的流程、角色、職責(zé)和頭銜具有價(jià)值，它們通常值得保留?？窗宸椒ú蛔柚棺兏?，但也沒(méi)有把看板當(dāng)作“萬(wàn)能的靈丹妙藥”?？窗宓脑O(shè)計(jì)目的在于促進(jìn)和鼓勵(lì)漸進(jìn)的、合乎邏輯的變革，同時(shí)不引發(fā)對(duì)變革本身的恐懼。

4.鼓勵(lì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)行動(dòng)

這是最新的看板原則。這個(gè)原則提醒我們，某些最好的領(lǐng)導(dǎo)能力來(lái)自團(tuán)隊(duì)一線員工的日常行為。為了在團(tuán)隊(duì)/部門/公司層面上達(dá)到最佳績(jī)效，每個(gè)人都要培養(yǎng)持續(xù)改進(jìn)的思維模式，這一點(diǎn)很重要。這不可能是管理級(jí)別的活動(dòng)。

在正確構(gòu)建、管理和運(yùn)行的基礎(chǔ)上，8Manage (http://www.8manage.cn/)看板充當(dāng)實(shí)時(shí)的項(xiàng)目信息存儲(chǔ)庫(kù)，并在系統(tǒng)內(nèi)重點(diǎn)突出瓶頸問(wèn)題以及可能妨礙工作實(shí)踐順利開(kāi)展的其他問(wèn)題。8Manage看板項(xiàng)目管理軟件具備的豐富管理功能，不僅能為企業(yè)帶來(lái)最有效的決策支持和管理，生成高價(jià)值的完整數(shù)據(jù)，還能提供可用于機(jī)器學(xué)習(xí)的數(shù)據(jù)，最大化提升企業(yè)項(xiàng)目管理效益。

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