企業(yè)使用OA系統(tǒng)是想通過信息化手段解決單位的系列問題,是一種需求的滿足,這和使用其它產(chǎn)品是一樣的,但OA系統(tǒng)使用的需求不同于普通產(chǎn)品,其需求的復雜程度也遠遠高于一般產(chǎn)品,不同單位OA需求的不同呈現(xiàn)出多樣性,業(yè)務模式和管理模式的不同導致需求的復雜程度不一樣。
同一個用戶單位,對OA的要求也不是一層不變的,不同的時期對OA系統(tǒng)的要求不同,隨著單位自身信息化經(jīng)驗的提升,對OA也會提出更高的要求,而隨著一個單位其它管理軟件的引入,OA與相關系統(tǒng)之間集成也成了必然。
OA系統(tǒng)的應用是一個長期的過程,合理分析和規(guī)劃OA需求,是OA系統(tǒng)實施之前的重要工作,是選擇OA產(chǎn)品和廠商服務的依據(jù)。本文從不同的角度,來分析OA需求的不同層次--不同單位之間的橫向對比,不同階段--同一個單位不同時期的縱向對比。
OA需求的不同層次,多樣性的體現(xiàn)
OA系統(tǒng)需求的不同層次取決于用戶單位對OA的要求,OA可以簡單使用也可以非常復雜,使用單位對OA的要求不高,或前期只是想簡單的使用OA,這樣可以先基于廠商的標準產(chǎn)品實施OA。雖然目前市面上有很多的OA產(chǎn)品可供選擇,但如果需要考慮OA的深入使用與長期使用,特別是后續(xù)OA需求的變化與調(diào)整,這樣就要對OA的技術適當關注,尤其是OA的擴展性、集成性和二次開發(fā)能力。
也有些用戶單位一開始就對OA系統(tǒng)提出了較高的要求,這類用戶單位的規(guī)模大、組織架構復雜,審批的流程比較復雜,單位有專門的技術部門,具備較強的信息化經(jīng)驗,單位內(nèi)部一般也會存在多套管理系統(tǒng),OA與其他系統(tǒng)之間可能存在集成的要求,涉及的部門和OA使用人員多,對OA系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性提出了較高了要求。
OA需求的不同階段,不斷深入和動態(tài)變化
以企業(yè)用戶為例,企業(yè)發(fā)展的不同階段必然對OA系統(tǒng)的要求不同,初期發(fā)展階段必須以生存和銷售為主,在發(fā)展到一定的規(guī)模之后,則側重于內(nèi)部流程的優(yōu)化和效率的提升。中小企業(yè)往往受到自身條件和信息化經(jīng)驗的限制,初期對OA系統(tǒng)的認識有限,對需求的把握不準,自身OA需求不能得到充分體現(xiàn),初期對OA的使用也僅是局限于廠商的標準OA產(chǎn)品。
隨著OA系統(tǒng)使用的逐步深入,用戶對OA系統(tǒng)的認識提升和信息化經(jīng)驗的積累,必然會產(chǎn)生一些更為準確、細致、深入與復雜的需求,這些需求一般都緊密結合了自身的實際需要,很多是個性化的需求。由于這些需求是在不同階段和不同背景下提出的,OA廠商要能夠做到因需而變,滿足用戶不同階段和不同層次的需求,這是廠商技術和實力的真實體現(xiàn)。
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