近年來，信息化成為了各行業(yè)討論和熱議的焦點(diǎn)，信息化不僅可以提升工作效率降低運(yùn)營成本，還有助行業(yè)企業(yè)未來更好的發(fā)展。以建筑施工企業(yè)為例。周轉(zhuǎn)材料管理是建筑項目施工管理的重要組成部分，管理的好壞直接影響到項目安全、質(zhì)量、供應(yīng)、進(jìn)度、施工形象等，也是項目創(chuàng)效挖潛的主要手段。
通常，建筑施工企業(yè)的周轉(zhuǎn)材料是指企業(yè)能夠多次使用、逐漸轉(zhuǎn)移其價值、仍可保持原有形態(tài)且不確認(rèn)為固定資產(chǎn)的物資，周轉(zhuǎn)材料主要包括鋼模板、木模板、腳手架和其他周轉(zhuǎn)材料。其特點(diǎn)是單個產(chǎn)品價值相對較低，所需批量大，多次參與施工企業(yè)生產(chǎn)而不改變實(shí)物形態(tài)。據(jù)統(tǒng)計，中小建筑施工企業(yè)工程項目中物資成本占工程造價的50%～65%，其中周轉(zhuǎn)材料占項目物資成本的15%左右，控制好周轉(zhuǎn)材料，對提升中小建筑施工企業(yè)的利潤具有積極意義。
然而，就現(xiàn)階段而言，大部分中小建筑施工企業(yè)在周轉(zhuǎn)材料管理上遇到各種各樣的問題，比如：管理粗放，周轉(zhuǎn)率較低。項目管理者對保有的周轉(zhuǎn)材料管理不夠細(xì)致，沒有從企業(yè)利益全盤考慮提高管理效率，責(zé)任意識淡薄，周轉(zhuǎn)材料使用過程中管理粗放，損耗率極高，造成使用壽命縮短；各工程項目之間周轉(zhuǎn)材料信息不通暢，資源浪費(fèi)較多。由于很多中小建筑施工企業(yè)沒有建立專門的周轉(zhuǎn)材料管理部門，沒有專門的周轉(zhuǎn)材料信息共享平臺，不能做到對全企業(yè)施工范圍內(nèi)周轉(zhuǎn)材料信息的及時統(tǒng)計和發(fā)布，易形成周轉(zhuǎn)材料閑置，造成不必要的損失和浪費(fèi)；材料管理人員素質(zhì)偏低。中小建筑施工企業(yè)管理者對材料管理的側(cè)重點(diǎn)多放在材料的防盜、安全上，而忽視了材料現(xiàn)場管理的科學(xué)性。
如何破解周轉(zhuǎn)材料管理難題？中鐵十一局集團(tuán)城市軌道工程有限公司物資租賃中心則借助信息化管理工具——勤哲Excel服務(wù)器軟件qinzhe.com找到了具體的解決方式。據(jù)了解，中鐵十一局集團(tuán)城市軌道工程有限公司是集中管控城軌公司各工程項目周轉(zhuǎn)材料類物資，并確保公司周轉(zhuǎn)材料類固定資產(chǎn)保值增值的職能機(jī)構(gòu)。公司成立于2015年10月，下設(shè)三部一室和四個區(qū)域倉庫。公司發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的的OA系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、PM系統(tǒng)、財務(wù)共享中心平臺等信息化系統(tǒng)以及市場上常見的庫房管理系統(tǒng)，并不適用于公司內(nèi)部周轉(zhuǎn)材料信息化集中管理。物資租賃中心周轉(zhuǎn)材料管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)原始單據(jù)丟失、收發(fā)貨單據(jù)格式不統(tǒng)一、周轉(zhuǎn)材料信息混亂、人工點(diǎn)驗錯誤等問題，嚴(yán)重影響周轉(zhuǎn)材料的集中化管理工作，制約了公司在周轉(zhuǎn)材料集中管理工作上的健康發(fā)展。
而通過使用勤哲Excel服務(wù)器軟件，中鐵十一局集團(tuán)城市軌道工程有限公在勤哲Excel服務(wù)器軟件平臺上搭建了“周轉(zhuǎn)材料信息管理系統(tǒng)”，本系統(tǒng)具有如下功能模塊：
圖1 功能模塊
圖2模板數(shù)據(jù)查詢模塊：可以根據(jù)需要設(shè)置各類信息的快速查詢，暫時只設(shè)置了周轉(zhuǎn)材料庫存情況查詢、周轉(zhuǎn)材料閑置情況查詢和周轉(zhuǎn)材料租賃相關(guān)費(fèi)用查詢。材料調(diào)配管理模塊：由材料調(diào)配單模板、退租單模板、物流信息匯總單模板構(gòu)成。材料動態(tài)管理模塊：由周轉(zhuǎn)材料庫存臺賬模板、業(yè)務(wù)日記賬模板、周轉(zhuǎn)材料閑置申請模板、周轉(zhuǎn)材料閑置臺賬模板構(gòu)成。材料賬務(wù)管理模塊：由租賃費(fèi)用對賬單模板、項目賠償單模板、各項目材料租賃相關(guān)費(fèi)用匯總模板、每月攤銷模板構(gòu)成。材料加工&購置管理模塊：由加工（購置）單模板、組資表模板、改制記錄單模板、加工（購置）&改制臺賬模板構(gòu)成。材料移交管理模塊：由材料移交清單構(gòu)成。材料報廢管理模塊：由材料報廢臺賬模板、報廢申請單模板構(gòu)成。各項目合同信息模塊：由合同賠償單價模板、合同租賃單價模板構(gòu)成。數(shù)據(jù)規(guī)范模塊：由周轉(zhuǎn)材料信息模板、項目信息模板、賠償標(biāo)準(zhǔn)模板構(gòu)成。其他模塊：待辦事宜模塊、已處理工作模塊、公告管理模塊為Excel服務(wù)器軟件平臺自帶功能模塊，功能與公司OA系統(tǒng)同名模塊功能相同。如有需要，還可添加移動手機(jī)應(yīng)用模塊、即時通信模塊、電子郵件模塊等。各模塊、模板的數(shù)據(jù)流程結(jié)構(gòu)關(guān)系如下圖所示：
圖3 功能結(jié)構(gòu)圖
如圖所示，箭頭方向表示數(shù)據(jù)流程方向。周轉(zhuǎn)材料信息、項目信息、賠償標(biāo)準(zhǔn)是本系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，統(tǒng)一了各類模板的數(shù)據(jù)信息；材料調(diào)配單、退租單是最基本的業(yè)務(wù)單據(jù)；灰色底色模板是各類臺賬，需要提前建立“空臺賬”，用以接收相關(guān)原始表單數(shù)據(jù)。我們首次登錄使用周轉(zhuǎn)材料管理系統(tǒng)時，應(yīng)按如下先后順序進(jìn)行數(shù)據(jù)初始化填報：1、填報數(shù)據(jù)規(guī)范模塊下的周轉(zhuǎn)材料信息、項目信息、賠償標(biāo)準(zhǔn)3個模板，這3個模板上的作用是統(tǒng)一周轉(zhuǎn)材料管理系統(tǒng)中周轉(zhuǎn)材料的信息（名稱、規(guī)格型號、單重、租賃單價）、項目信息（項目名稱、負(fù)責(zé)人姓名、聯(lián)系電話等）、賠償標(biāo)準(zhǔn)（賠償單價、維修內(nèi)容、驗收標(biāo)準(zhǔn)等）等。2、填報材料動態(tài)管理模塊下的周轉(zhuǎn)材料庫存臺賬、業(yè)務(wù)登記帳（空白臺賬）、周轉(zhuǎn)材料閑置臺賬（空白臺賬），目的是建立各項目初始“數(shù)據(jù)庫”。3、填報材料賬務(wù)管理模塊下的每月攤銷表、各項目材料租賃相關(guān)費(fèi)用匯總（空白臺賬），目的與第2條相同。4、填報材料加工&購置管理模塊下的加工（購置）&改制臺賬（空白臺賬），目的與第2條相同。5、填報材料報廢管理模塊下的材料報廢臺賬（空白臺賬），目的與第2條相同。6、填報各項目合同信息模塊下的合同賠償單價、合同租賃單價，目的是便于租賃費(fèi)用對賬單、項目賠償單中相關(guān)信息的填報。完成以上6步數(shù)據(jù)初始化填報工作，周轉(zhuǎn)材料管理系統(tǒng)就可以正常使用了，參照圖3，我們每發(fā)生一筆調(diào)撥業(yè)務(wù)，都將從材料調(diào)配單的填報開始進(jìn)行，會自動更新相關(guān)材料的臺賬信息。周轉(zhuǎn)材料管理系統(tǒng)使用過程中，可隨時在數(shù)據(jù)查詢模塊進(jìn)行信息查詢。數(shù)據(jù)查詢分為以下圖示兩種方式：
圖4數(shù)據(jù)查詢（模糊查詢）
圖5數(shù)據(jù)查詢（操作查詢）
以上闡述了周轉(zhuǎn)材料管理系統(tǒng)的基本框架和使用方法，后續(xù)還可以根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求隨時調(diào)整變化，也有計劃做出更多符合企業(yè)實(shí)際的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，不但可以減輕工作量，還可以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
中鐵十一局集團(tuán)城市軌道工程有限公司負(fù)責(zé)人認(rèn)為，信息化對周轉(zhuǎn)材料管理具有重要作用和意義。首先，建筑施工企業(yè)的特點(diǎn)是流動性大、多地、在建項目多，需要對各項目現(xiàn)場情況全面掌握，以了解各施工項目的周轉(zhuǎn)材料情況，以實(shí)現(xiàn)快速調(diào)配和避免重復(fù)投入。通過建立內(nèi)部周轉(zhuǎn)材料信息化管理系統(tǒng)，給材料供需雙方提供直通式信息服務(wù)，能夠解決信息“孤島”問題，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)下的全企業(yè)范圍的資源調(diào)劑；其次，由于周轉(zhuǎn)材料種類繁多、規(guī)格不一，人工統(tǒng)計費(fèi)時費(fèi)力，采用信息化手段，可以對賬務(wù)處理、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范，將各種閑置資源信息及時統(tǒng)計并全面反饋，提高周轉(zhuǎn)材料的管理及利用效率；最后，隨著標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息平臺的利用，各項目材料管理人員按照統(tǒng)一的程序管理周轉(zhuǎn)材料，通過計算機(jī)輸入物資信息，能夠及時處理材料收發(fā)業(yè)務(wù)，避免了管理中的盲目性，真正實(shí)現(xiàn)對周轉(zhuǎn)材料的科學(xué)管理。
如今，中鐵十一局集團(tuán)城市軌道工程有限公司在勤哲Excel服務(wù)器軟件的幫助下，大大提升了對周轉(zhuǎn)材料管理效率。該軟件中結(jié)合了釘釘和微信服務(wù)號，以及WORD模板，非常貼近企業(yè)的功能。勤哲的發(fā)展和與時俱進(jìn)的想法，讓公司管理人員對勤哲有了足夠的信賴，希望勤哲可以開發(fā)出更多便捷的功能，讓不懂編寫程序的人都可以做自己企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)。
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