OA辦公軟件成功實(shí)施要講究方法

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要做好OA辦公軟件的實(shí)施，必須遵循穩(wěn)步推進(jìn)的方法，在此過程中要盡可能避免出現(xiàn)貪快求全而出現(xiàn)的“人機(jī)矛盾”，防止培訓(xùn)服務(wù)不到位、不人性而使員工對(duì)新系統(tǒng)有怨言甚至抵制心態(tài)。因此在系統(tǒng)的實(shí)施過程中，伴隨的是對(duì)企業(yè)員工原有辦公習(xí)慣的改變。特別是對(duì)于發(fā)展時(shí)間較長(zhǎng)的企業(yè)而言，員工在長(zhǎng)期的辦公過程中形成的習(xí)慣，想在短時(shí)間之內(nèi)完成較為完美的改變，其難度是不言而喻的，要很好的解決這問題，這需要在系統(tǒng)的實(shí)施過程中遵循“三原則”。

1、OA辦公軟件的實(shí)施，注重培訓(xùn)效果、設(shè)立考核機(jī)制

培訓(xùn)是確保企業(yè)員工能夠逐漸學(xué)會(huì)和掌握OA辦公軟件的必備手段，特別是對(duì)于細(xì)節(jié)功能較多、與企業(yè)特點(diǎn)結(jié)合較深、具備的個(gè)性化因素較多的辦公系統(tǒng)而言。因此，要高度重視培訓(xùn)工作，通過細(xì)節(jié)化、周全化、多樣化的培訓(xùn)來確保職工掌握辦公系統(tǒng)的水平。

一方面，需要在培訓(xùn)之初制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)各部門的員工和核心人員進(jìn)行培訓(xùn)；另一方面，要考慮到各個(gè)不同部門在OA辦公軟件中所運(yùn)用到的不同功能，根據(jù)其個(gè)性化特點(diǎn)進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，做到有的放矢；最后，還要重視在培訓(xùn)過程中制定考核環(huán)節(jié)，利用模擬操作、實(shí)戰(zhàn)比賽等模式對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行檢驗(yàn)，以確保員工能夠較好地掌握OA的系統(tǒng)功能。

2、OA辦公軟件的實(shí)施講策略，調(diào)動(dòng)職工的積極性

在OA辦公軟件正式上線后，憑借著對(duì)各部門員工的操作和技能培訓(xùn)，把日常工作中的各部門充分借助OA辦公軟件進(jìn)行自動(dòng)化、流程化的辦公和管理，然而實(shí)施初期企業(yè)還往往容易面臨一個(gè)問題，就是員工對(duì)于OA系統(tǒng)的應(yīng)用積極性不高。

針對(duì)這種情況，要在OA辦公軟件的實(shí)施過程中講求一些策略，激發(fā)和調(diào)動(dòng)起員工的積極和運(yùn)用系統(tǒng)進(jìn)行辦公和管理的積極性。這其中既可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，進(jìn)行在線考勤、在線交流、在線話題討論、在線公告、在線即時(shí)通訊等各種功能，可以充分展現(xiàn)OA系統(tǒng)的便捷性，讓各部門職工能夠積極參與的活動(dòng)，還可以通過對(duì)應(yīng)用得當(dāng)、表現(xiàn)積極優(yōu)秀的員工進(jìn)行相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)的方法激發(fā)起其他員工使用OA辦公軟件的熱情和積極性。

3、OA辦公軟件的實(shí)施，設(shè)立過度緩沖期、杜絕冒進(jìn)做法

對(duì)于企業(yè)員工而言，要讓他們改變以往日常工作中養(yǎng)成的做法和習(xí)慣，不是很容易的事情，但管理者往往對(duì)于OA辦公軟件的作用抱以厚望，期待能夠快速地發(fā)揮出OA軟件的高效作用，容易產(chǎn)生求快的冒進(jìn)心態(tài)與做法。須知，這種做法對(duì)于OA軟件的實(shí)施和推廣有弊而無利。

所以，在實(shí)施過程中設(shè)定一個(gè)過渡期，在這個(gè)時(shí)間階段內(nèi)，制定計(jì)劃，按照部門、用戶和業(yè)務(wù)類型，逐步進(jìn)行普及和推廣，先簡(jiǎn)后繁，運(yùn)用以一帶二，以老帶新的辦法，通過小范圍的熟悉和推廣，帶動(dòng)更多部門、更多職工接受和習(xí)慣新的辦公系統(tǒng)，形成新的辦公習(xí)慣。通過這種有計(jì)劃、有步驟的實(shí)施策略，發(fā)揮過度緩沖期的作用，最終使職工逐漸熟悉和習(xí)慣使用OA辦公軟件。

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