老生新談：如何快速提升項(xiàng)目管理和團(tuán)隊(duì)效率？

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越來(lái)越多的管理者認(rèn)可：企業(yè)持續(xù)發(fā)展就意味著團(tuán)隊(duì)需要更高效的合作，而提升工作效率是唯一「可持續(xù)優(yōu)化」，并降低發(fā)展成本，減少浪費(fèi)的有效方式。

以下5步是我們研究了蘋果、麥肯錫，以及很多優(yōu)秀的、以效率著稱的團(tuán)隊(duì)和企業(yè)，根據(jù)他們的工作管理方式、效果總結(jié)而成。希望對(duì)你有所幫助和啟發(fā)。

01明確項(xiàng)目信息(或企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略)

項(xiàng)目協(xié)作和管理，有時(shí)候就像開(kāi)一個(gè)會(huì)議。

在開(kāi)會(huì)前即確認(rèn)會(huì)議時(shí)間，主持人、參與人員、會(huì)議流程、討論內(nèi)容、討論達(dá)成目標(biāo)的評(píng)估方式;

(如：提出3個(gè)有效執(zhí)行方案并負(fù)責(zé)到人;更新話術(shù)確保每個(gè)人知曉并建立一周的反饋跟進(jìn)文檔進(jìn)行效果優(yōu)化);

會(huì)議中靜音手機(jī)，主持人協(xié)調(diào)發(fā)言順序，確保會(huì)議圍繞討論主題。當(dāng)然如果是持續(xù)跟進(jìn)的會(huì)議，還要在這次會(huì)議中確定下周討論內(nèi)容和會(huì)議時(shí)間等信息。

這樣的會(huì)議是極具高效，節(jié)約時(shí)間成本的。

同樣，高效的項(xiàng)目管理和協(xié)作也需要在啟動(dòng)前明確項(xiàng)目的動(dòng)機(jī)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、參與人員及擔(dān)任角色、溝通反饋機(jī)制(包括固定反饋時(shí)間和突發(fā)情況反饋機(jī)制)、項(xiàng)目周期、潛在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及提出對(duì)應(yīng)方案等等。

當(dāng)確保每個(gè)項(xiàng)目參與人員都清楚項(xiàng)目周期、目標(biāo)等信息，才能在執(zhí)行自己的工作任務(wù)的同時(shí)，更好的協(xié)作團(tuán)隊(duì)其他成員，共同推動(dòng)項(xiàng)目完成。

不至于出現(xiàn)本該人為可控的糟糕局面，把風(fēng)險(xiǎn)被動(dòng)造成項(xiàng)目損失或夭折的概率降到最低。

02情緒溝通能力

作為企業(yè)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，一個(gè)不錯(cuò)的統(tǒng)籌管理能力和識(shí)人用人能力，確實(shí)很重要。但除此之外，你還需要一些情感感知和引導(dǎo)性的溝通能力。

一個(gè)企業(yè)或團(tuán)隊(duì)會(huì)因?yàn)榻M織內(nèi)部的阻力降低25%生產(chǎn)力——而這種現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)在團(tuán)隊(duì)或項(xiàng)目的成長(zhǎng)階段。

這時(shí)候負(fù)責(zé)人必須站出來(lái)，判斷沖突矛盾的性質(zhì)(建設(shè)性沖突或破壞性沖突)。

建設(shè)性沖突通常有一定積極作用，能夠幫助推動(dòng)工作。需要負(fù)責(zé)人了解根結(jié)所在，坦誠(chéng)討論，予以正確的引導(dǎo)解決即可。

而破壞性沖突往往需要運(yùn)用情緒的管理，并在沖突雙方情緒穩(wěn)定后協(xié)商解決。如果給團(tuán)隊(duì)凝聚力帶來(lái)了影響，還需要制定懲罰機(jī)制來(lái)穩(wěn)定安撫其他成員的情緒。

世上不存在0沖突的企業(yè)或團(tuán)隊(duì)，但優(yōu)秀的企業(yè)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠引導(dǎo)和改進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，并對(duì)沖突予以積極的溝通和解決，不斷學(xué)習(xí)建立「發(fā)現(xiàn)-解決-反饋避免」的閉環(huán)機(jī)制，也就能夠更好的促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的成長(zhǎng)和協(xié)作。

日本資深人力資源管理大師伊賀泰代曾結(jié)合麥肯錫內(nèi)部實(shí)際案例說(shuō)過(guò)：及時(shí)的溝通肯定和情緒引導(dǎo)能夠使團(tuán)隊(duì)成員降低消極情緒的概率，激發(fā)員工責(zé)任感和自我認(rèn)同感，提升團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的協(xié)作率。

03謹(jǐn)記持續(xù)對(duì)項(xiàng)目「管理」進(jìn)行優(yōu)化

項(xiàng)目執(zhí)行中，需要管理好風(fēng)險(xiǎn)，如需求變更和人力資源的變動(dòng);需要站在全局考慮問(wèn)題，必要時(shí)可以先「縮減需求」以保證「上線」，因?yàn)楹罄m(xù)會(huì)持續(xù)迭代。也需要在項(xiàng)目中間進(jìn)行流程和反饋機(jī)制的優(yōu)化，來(lái)確保持續(xù)推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。

在這里「持續(xù)優(yōu)化」是中心，而優(yōu)先優(yōu)化哪些模塊，如何優(yōu)化需要結(jié)合實(shí)際來(lái)判斷。

我們?cè)趪?guó)內(nèi)知名海外創(chuàng)業(yè)者平臺(tái)，分享過(guò)一個(gè)提升招聘效率的案例——招聘是一個(gè)企業(yè)發(fā)展重要的事項(xiàng)之一，同樣也是一個(gè)“項(xiàng)目”。

通過(guò)對(duì)招聘“項(xiàng)目”的優(yōu)化一方面顯著提高效率，減少了時(shí)間浪費(fèi)，另一方面在簡(jiǎn)短并直達(dá)重點(diǎn)的招聘流程中，極大提升應(yīng)試者的體驗(yàn)，無(wú)疑是對(duì)企業(yè)的另一種宣傳，對(duì)后期企業(yè)發(fā)展也能存儲(chǔ)良好的品牌口碑。

另外，在這里也簡(jiǎn)單介紹一下幫助項(xiàng)目管理的兩大模型：瀑布型和敏捷型(當(dāng)然還有其他的，不過(guò)這兩個(gè)模型更為常用)，合理的使用模型可以幫助企業(yè)或團(tuán)隊(duì)記錄并解決項(xiàng)目和發(fā)展中存在的問(wèn)題，以達(dá)到推動(dòng)優(yōu)質(zhì)高效完成的目的。

瀑布型的主要是特點(diǎn)是根據(jù)項(xiàng)目的工作內(nèi)容進(jìn)行階段切分。

如需求分析、概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、代碼內(nèi)部開(kāi)發(fā)、功能測(cè)試、發(fā)布上線等。各個(gè)階段之間是線性推進(jìn)的，即只有上一個(gè)階段基本完成后才推進(jìn)到下一階段。這里的項(xiàng)目周期就是所有階段的周期之和。

另一個(gè)模型是敏捷型，也就是我們常說(shuō)的快速迭代，小步快跑。敏捷的關(guān)鍵點(diǎn)是迭代和并行。

在敏捷中，將產(chǎn)品功能拆成足夠小的單元同時(shí)推進(jìn)，這樣可以大大降低時(shí)間周期風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)槟呐履硞€(gè)單元出現(xiàn)延遲，其他單元也可以先上線(當(dāng)然這些單元是可以獨(dú)立拆分上線的，如果邏輯緊密那就要小心了)，這樣也就實(shí)現(xiàn)了快速迭代，從另個(gè)角度也幫助降低了項(xiàng)目推遲的風(fēng)險(xiǎn)。

04選用適合的工具事半功倍

那么多的項(xiàng)目管理、協(xié)作平臺(tái)和工具，你正在用哪個(gè)?

雖然唯一可以肯定的是沒(méi)有最優(yōu)秀的協(xié)作工具，但肯定有最適合自己的。

Tower、QUIP、石墨文檔、Trello、Teambition等協(xié)作工具被眾多團(tuán)隊(duì)使用。對(duì)于咨詢企業(yè)或市場(chǎng)團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，還有Airtable等數(shù)據(jù)整理工具。這些工具各有側(cè)重和特點(diǎn)，有的適合線上協(xié)作，有的適合項(xiàng)目管理。

現(xiàn)在，定制化工具和系統(tǒng)也逐漸成為不少企業(yè)和團(tuán)隊(duì)的首選，如定制CRM、監(jiān)控系統(tǒng)、線上協(xié)作系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)平臺(tái)等等。

通過(guò)提供協(xié)作和管理系統(tǒng)的技術(shù)解決方案，我們累計(jì)幫助上百家企業(yè)降低了企業(yè)管理成本，平均提升團(tuán)隊(duì)效率40+%，并直接或間接推動(dòng)了營(yíng)銷業(yè)績(jī)和市場(chǎng)占有率的增長(zhǎng)。

而對(duì)于非咨詢型的各行企業(yè)，協(xié)作系統(tǒng)或工具需要貼合其具體的業(yè)務(wù)流程。

如：

電商需要結(jié)合訂單管理、會(huì)員管理和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)體行業(yè)需要增加外勤協(xié)作功能，新能源行業(yè)的協(xié)作系統(tǒng)需要增加數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和預(yù)警模塊，等。

05注重透明度，鼓勵(lì)知識(shí)共享

領(lǐng)導(dǎo)力、溝通、明確目標(biāo)，使用適合的協(xié)作工具等等都能極大限度地提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。但還有一個(gè)「透明度」往往被忽視。

透明度的推進(jìn)來(lái)自團(tuán)隊(duì)公平下的利益相關(guān)者的人們的反饋意見(jiàn)。它的提升能夠幫助團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目和企業(yè)發(fā)展有更立體的認(rèn)知，以便他們看到各自的個(gè)人貢獻(xiàn)，使團(tuán)隊(duì)更有激勵(lì)和動(dòng)力。

而知識(shí)分享是團(tuán)隊(duì)透明度實(shí)現(xiàn)的方式之一，圍繞企業(yè)、項(xiàng)目管理等內(nèi)容能夠幫助廣泛吸收意見(jiàn)(尤其是研發(fā)團(tuán)隊(duì)的角度認(rèn)知)，使項(xiàng)目和企業(yè)發(fā)展避免陷阱和挫折。

很多大型企業(yè)都有內(nèi)容名目繁多的分享會(huì)，中小型企業(yè)和團(tuán)隊(duì)在建立自己的企業(yè)文化和團(tuán)隊(duì)凝聚力時(shí)往往也加入了知識(shí)分享的方式。

當(dāng)然，在這里知識(shí)的分享就不限于管理和職業(yè)相關(guān)了，可以是個(gè)人的愛(ài)好和興趣等等。也是一種特別好的團(tuán)隊(duì)激勵(lì)和凝聚力成長(zhǎng)的途徑。

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